Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z wystawianiem faktur sprzedaży oraz otrzymywaniem tych dokumentujących zakupy przez przedsiębiorców. Jeśli drugie z wymienionych są związane z działalnością gospodarczą, mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych. Co w sytuacji, gdy w otrzymanej fakturze znajdują się błędy? Nabywca może wtedy wystawić notę korygującą. Co trzeba o niej wiedzieć?
Nota korygująca – co to jest?
Nota korygująca to dokument, który nie jest księgowany. Ma on za zadanie w sposób formalny skorygować wystawioną fakturę. To jeden ze sposobów na naprostowanie nieprawidłowości związanych z niewłaściwym wystawieniem faktur kosztowych bądź korygujących, ponieważ jest wystawiana przez osobę będącą odbiorcą dokumentu pierwotnego.
Nota korygująca – co zawiera?
Zawartość noty korygującej jest opisana w art. 106k ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług. Musi znajdować się tam oznaczenie NOTA KORYGUJĄCA. Ponadto niezbędny będzie numer kolejny i data wystawienia, imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy i NIP wystawcy noty i wystawcy faktury, informacje zawarte w poprawianej fakturze, a także treść informacji korygowanej wraz z treścią prawidłową.
Kto wystawia notę korygującą do faktury?
Poprawienie błędnych danych na fakturze jest możliwe przy pomocy noty korygującej. Warto mieć na uwadze, że leży to wyłącznie w kompetencjach osoby nabywającej towar lub usługę. Notę korygującą przekazuje się sprzedawcy wystawiającemu fakturę pierwotną, czyli poprawianą przez notę. W przypadku, w którym ma się do czynienia z niejasnymi danymi dotyczącymi nabywcy towaru bądź usługi (gdy nie są one kompletne lub zostały podane błędnie), nabywca nie może domagać się prawa do odliczenia naliczonego podatku. W takiej sytuacji powinien on skorzystać właśnie z noty korygującej. Dobrą informację stanowi fakt, iż nie jest on w żaden sposób ograniczony czasowo jeśli chodzi o możliwość wystawienia noty.
Faktura korygująca a nota korygująca
W niektórych sytuacjach nie powinno się wystawiać noty korygującej. Mowa np. o przypadku, w którym nieprawidłowość dotyczy jednostek miar i ilości towarów bądź usług, upustu czy obniżek po wystawieniu faktury, zwrotu towaru bądź zapłaty oraz błędów rachunkowych. W takich przypadkach wystawia się fakturę korygującą. Nota korygująca dotyczy jedynie błędów w elementach opisowych, takich jak adres, NIP, data sprzedaży, odbioru czy terminu płatności, numer rejestracyjny pojazdu oraz oznaczenie towaru bądź usługi.
Nota korygująca – akceptacja
W przypadku wysyłania noty do pierwotnego wystawcy drogą pocztową, należy przygotować ten dokument w dwóch egzemplarzach. Po akceptacji noty przez adresata musi on złożyć podpis na obu egzemplarzach i odesłać jeden z nich do osoby wystawiającej. Akceptacja może jednak odbyć się w dowolny sposób, również za pośrednictwem e-maila. Jeśli egzemplarze są oznaczone jako kopia i oryginał, wystawca powinien zostawić u siebie kopię, a nabywcy odesłać oryginał. Więcej praktycznych porad można znaleźć w serwisie Poradnik Przedsiębiorcy.